Giải pháp AI của doanh nghiệp Việt xử lý hồ sơ giúp giảm hàng nghìn ngày công

Giải pháp GreenNode IDP của Việt Nam kết hợp nhận dạng ký tự với mô hình ngôn ngữ để đọc hiểu, đối chiếu và xử lý hồ sơ bao gồm cả chữ viết tay, giúp giảm hàng nghìn ngày công nhập liệu mỗi năm.

Dù nhiều quy trình đã chuyển lên môi trường số, giấy tờ viết tay vẫn xuất hiện trong hồ sơ vay vốn, chứng từ y tế và yêu cầu bồi thường bảo hiểm. Nhân viên vì thế phải đọc, nhập liệu rồi đối chiếu thông tin từ nhiều loại tài liệu, một công việc tốn thời gian và dễ phát sinh sai sót khi xử lý khối lượng lớn.

Các công cụ nhận dạng ký tự có thể chuyển hình ảnh thành văn bản, nhưng xử lý chữ viết tay tiếng Việt vẫn là thách thức, nhất là với tài liệu có nét chữ khó đọc, ảnh chụp kém chất lượng hoặc con dấu chồng lên nội dung. Từ thực tế, này, GreenNode IDP của các kỹ sư Việt hướng đến giải bài toán này bằng cách kết hợp nhận dạng ký tự với các mô hình AI có khả năng xử lý nội dung và bố cục tài liệu.

Sản phẩm được vinh danh tại Giải thưởng Chuyển đổi số Việt Nam 2026 hôm 14/10.

Lợi thế từ hiểu rõ tiếng Việt

Theo quy trình cơ bản, một bộ hồ sơ khi tiếp nhận thường đi qua bốn bước: phân loại giấy tờ, trích xuất thông tin, đối chiếu chéo và chấm điểm rủi ro, sau đó chuẩn hóa dữ liệu theo định dạng riêng của khách hàng.

Công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) đã được sử dụng nhiều năm để chuyển hình ảnh tài liệu thành văn bản có thể tìm kiếm và xử lý bằng máy tính. Tuy nhiên, do độ phức tạp trong cấu trúc cũng như từ ngữ trong các loại giấy tờ hiện nay, việc "nhận dạng được" chữ chưa đồng nghĩa với việc "hiểu được thông tin" có ý nghĩa gì, dẫn đến nhiều hạn chế.

Đặc biệt trong nhiều lĩnh vực, giấy tờ viết tay vẫn là một phần của quy trình xử lý hồ sơ. Chẳng hạn đơn thuốc, giấy tờ y tế, biểu mẫu kê khai hay thông tin bổ sung trong hồ sơ vay vốn có thể được ghi bằng tay, khiến doanh nghiệp khó tự động hóa hoàn toàn. Nhân viên thường phải đọc từng tài liệu, chuyển thông tin vào phần mềm rồi đối chiếu với các giấy tờ liên quan.

"Với những tác vụ này, công cụ ngoài khả năng đọc ký tự, còn cần hiểu nội dung của những ký tự đó", ông Mai Hải Dương, Giám đốc phát triển sản phẩm AI tại GreenNode cho biết.

Giải pháp IDP của công ty kết hợp OCR với mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) và mô hình ngôn ngữ hình ảnh lớn (VLM), có khả năng xử lý cả nội dung lẫn bố cục tài liệu. Hệ thống cũng được giới thiệu với khả năng tách chữ ký, con dấu chồng lên nội dung văn bản và phát hiện dấu hiệu bất thường trong cùng bộ hồ sơ. Với những nghiệp vụ như bồi thường bảo hiểm, dữ liệu từ nhiều loại giấy tờ có thể được đưa về một cấu trúc thống nhất để nhân viên kiểm tra và xử lý tiếp.

Đây không phải là tính năng mới trên thị trường hiện nay. Tuy nhiên theo ông Dương, lợi thế của công cụ này là khả năng nhận dạng chữ viết tay tiếng Việt. Đây cũng là năng lực mà nền tảng Việt có lợi thế so với nền tảng quốc tế. Chẳng hạn công cụ Amazon Textract, Azure Read được dùng nhiều trên thế giới, nhưng không hỗ trợ tiếng Việt.

Trong các thử nghiệm được doanh nghiệp công bố, độ chính xác ở cấp trường thông tin đạt 99% với chữ in và 94% với chữ viết tay tiếng Việt. Họ cho biết kết quả này cũng được kiểm chứng thực tế khi triển khai trong hệ thống của một đơn vị chuyên về dịch vụ giải quyết bồi thường bảo hiểm sức khỏe tại Việt Nam.

"Đây là khoảng trống mà giải pháp Việt có thể khai thác, tức tập trung vào ngôn ngữ, biểu mẫu và quy trình nghiệp vụ trong nước, thay vì cạnh tranh trên mọi tác vụ AI", đại diện GreenNode cho biết.

Tiến tới tự động hóa quy trình

Dù độ chính xác với chữ in đạt 99% hay chữ viết tay đạt 94-95%, con số cho thấy công nghệ chưa thể thay thế hoàn toàn con người. Điều này tương đương trong 100 trường thông tin được nhận dạng, vẫn có thể có khoảng 5-6 trường cần xem xét lại.

Theo ông Dương, việc đảm bảo thông tin đúng 100% vẫn là thách thức của bất cứ giải pháp nào. Điểm khác biệt của các bên đến từ việc có thể phát hiện những trường thông tin chưa đủ tin cậy để chuyển cho con người xác minh.

Công ty của Việt Nam thiết kế để xử lý hồ sơ theo chuỗi: phân loại tài liệu, trích xuất trường thông tin, đối chiếu dữ liệu giữa các giấy tờ, chấm điểm rủi ro và chuẩn hóa kết quả theo cấu trúc mà khách hàng yêu cầu. Ngoài ra, họ cũng thiết kế giải pháp cho phép người dùng có thể xử lý các biểu mẫu mới bằng giao diện kéo thả, không cần viết mã cho từng loại giấy tờ.

Dữ liệu sau xử lý có thể được kết nối với hệ thống nghiệp vụ thông qua API, hạn chế việc nhân viên phải nhập lại cùng một thông tin ở nhiều nơi.

Theo đại diện GreenNode, giải pháp đã được triển khai để số hóa và phân loại hơn 300.000 bộ hồ sơ tại một ngân hàng, giúp tiết kiệm hơn 2.000 ngày công. Ở lĩnh vực bảo hiểm, một nền tảng xử lý hồ sơ được cho là sử dụng GreenNode IDP để tiếp nhận hơn 700.000 bộ hồ sơ mỗi năm. Thời gian xử lý được doanh nghiệp công bố dưới 30 giây mỗi bộ, giúp thời gian thẩm định hồ sơ bồi thường giảm từ khoảng 30 phút xuống còn khoảng năm phút.

Ngoài ra, với các doanh nghiệp xử lý dữ liệu nhạy cảm, lựa chọn hạ tầng triển khai cũng là yếu tố quan trọng. GreenNode cho biết IDP có thể cài đặt tại hạ tầng của khách hàng, triển khai trên đám mây riêng hoặc sử dụng đám mây công cộng với hạ tầng đặt tại Việt Nam.

Theo đại diện GreenNode, các sản phẩm nước ngoài có thể phù hợp với doanh nghiệp đã vận hành trên AWS, Microsoft 365 hay Google Cloud và chủ yếu xử lý chứng từ tiếng Anh. Trong khi đó, với những yêu cầu đặc thù, giải pháp từ Việt Nam có lợi thế nhờ khả năng xử lý ngôn ngữ, biểu mẫu và quy trình nghiệp vụ bản địa, từ đó giảm công đoạn tùy chỉnh và đưa AI vào vận hành thực tế. Trong thời gian tới, GreenNode định hướng tiếp tục hoàn thiện năng lực xử lý tài liệu, mở rộng khả năng ứng dụng vào các quy trình doanh nghiệp, đồng thời nâng cao độ chính xác và khả năng tích hợp với hệ thống sẵn có.